GESTOR (A) DOCUMENTAL 2023 me gusta

Técnico(a) o Tecnólogo(a) en gestión documental, gestión de información, en Promoción Social o carreras afines.

Mínimo dos (2) años de experiencia previa verificable realizando tareas de Gestión de información, documentación, archivo, organización de documentos e informes.
Los/as candidatos/as deben tener experiencia en el manejo de herramientas ofimáticas.
Competencias: Alta capacidad de aprendizaje, Proactividad y trabajo en equipo

TIPO DE CONTRATO:  Obra o labor

MISIÓN DEL CARGO
Implementar buenas prácticas en la gestión documental del servicio familias sustitutas, consistente en métodos que permitan la recepción, organización, actualización y preservación de la documentación, con el fin de administrar el archivo y así, facilitar su consulta y acceso.

RESPONSABILIDADES
1. Apoyo y articulación con los Equipos Pedagógicos del servicio de Familias Sustitutas, para garantizar la gestión documental que consiste en:
 Recepcionar los documentos, soportes y herramientas que hacen parte de la historia de atención de los niños, niñas y adolescentes pertenecientes al servicio.
 Consolidar los documentos que van en las carpetas de cada niño, niña y adolescente, para archivar y organizar según los criterios del manual operativo de ICBF.
 Verificar de manera periódica que las carpetas cuentan con toda la información requerida y que la misma responde a las condiciones solicitadas por las coordinaciones del servicio y los lineamientos para la atención, y realizar las alertas al equipo pedagógico y la coordinación, frente al faltante o desactualización de la documentación de acuerdo con los tiempos establecidos por el servicio y definidos en el PIYC.
 Apoyar el proceso documental para la generación de informes técnicos de manera mensual.

 Documentar a través de una lista de chequeo el control de los documentos que necesariamente deben incluir las carpetas para las visitas técnicas y de supervisión realizadas por el aliado.
 Organización y archivo de las carpetas donde se lleven las evidencias de las acciones realizadas con las Familias Sustitutas y apoyo en su gestión.
2. Recibir y organizar las carpetas con la documentación requerida de las familias sustitutas para su proceso de conformación.

 Gestión y validación de los beneficios de ley para el pago de servicios públicos de las familias sustitutas.
 Mantener al día las carpetas de las familias sustitutas y redes de apoyo.
 Actualización y archivo de antecedentes de las familias sustitutas, redes de apoyo.
 Apoyar al equipo en de búsqueda de Familias sustitutas, en la documentación y organización de la
 información resultante del proceso de conformación.
 Llevar el archivo de soportes que dan cuenta de los procesos de acompañamiento a las familias sustitutas, como planes de formación, formatos de visita de acompañamiento y los respectivos certificados de formación.
 Llevar las carpetas del equipo pedagógico y realiza la actualización de antecedentes, archivando los respectivos soportes.
3. Archivo Digital procesos de Reintegro de los Niños, Niñas y Adolescentes

 Prepara la carpeta con la documentación necesaria para entregar a la autoridad administrativa, cuando los niños, niñas, adolescentes y jóvenes son reunificados o independizados
 Garantizar que las carpetas de los niños, niñas y adolescentes que transitan hacia otros servicios o son reintegrados, cuentan con una copia digital disponible para el servicio como soporte de la atención.
 Realizar el archivo de la documentación que soporta el proceso de acompañamiento a familias de origen.
 Conservar el histórico y salvaguardar la información
 Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información según los lineamientos y políticas organizacionales y estatales.